RODO


  • Polityka prywatności
  • Regulamin powierzania przetwarzania danych osobowych przez podwykonawców

Polityka prywatności w firmie VMG PRINT SP. Z O.O.

 

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

§ 1.1

W trosce o zachowanie prawa do prywatności Klientów i Kontrahentów Firmy VMG Print Sp. z o.o. oraz Użytkowników serwisu internetowego prowadzonego pod adresem http://vmgprint.pl (dalej Serwis), wypełniając wymogi obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), publikujemy niniejszy dokument zwany dalej „Polityką Prywatności”, który opisuje obowiązujące w naszej Firmie zasady postępowania z danymi osobowymi, w tym zasady ich zbierania, przetwarzania i wykorzystywania. 

§ 1.2

Zasadom Polityki Prywatności podlega każda osoba, której dane zostały udostępnione Firmie VMG Print Sp. z o.o., w szczególności każda osoba korzystająca lub zamierzająca skorzystać z usług Firmy VMG Print Sp. z o.o., zwana dalej „Klientem”, jak również każda osoba zamierzająca podjąć lub podejmująca współpracę z naszą Firmą zwana dalej „Współpracownikiem” lub „Kontrahentem”, pracownicy Firmy VMG Print Sp. z o.o., oraz każdy Użytkownik Serwisu, zwany dalej „Użytkownikiem”, w zakresie, w jakim udostępnia Firmie VMG Print Sp. z o.o.  dane osobowe swoje lub innych osób.

Przez dane osobowe rozumie się wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Każda osoba udostępniająca Firmie VMG Print Sp. z o.o. dane osobowe powinna zapoznać się z Polityką Prywatności i sprawdzić, czy ją akceptuje.

Każda osoba, która udostępnia Firmie VMG Print Sp. z o.o. dane osobowe osób trzecich, obowiązana jest poinformować te osoby o tym fakcie podając pełną nazwę, adres siedziby i dane kontaktowe Firmy VMG Print Sp. z o.o.  oraz umożliwić i zagwarantować zapoznanie się tych osób z niniejszą Polityką Prywatności.

§ 1.3

  1. Firma VMG Print Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe podane jej dobrowolnie przez Klienta/Współpracownika/Kontrahenta/Użytkownika w szczególności podczas:

- składania ofert;

- składania zlecenia/zamówienia na oferowane przez Firmę VMG Print Sp. z o.o. produkty lub usług - dotyczy składania zamówienia w jakiekolwiek formie (ustnej, pisemnej lub elektronicznej) zarówno w siedzibie Firmy VMG Print Sp. z o.o. jak i poza nią, w tym również za pomocą środków porozumiewania się na odległość (np. telefonu lub poczty elektronicznej);

- korzystania z Serwisu;

- negocjowania, zawierania i wykonywania umów cywilnoprawnych, w tym umów o świadczenie usług przez Firmę VMG Print Sp. z o.o., umów dostawy, umów o współpracy, umów przewozu i innych;

- realizowania dostaw;

- składania i rozpatrywania reklamacji lub innych zgłoszonych roszczeń;

- monitoringu wizyjnego na terenie pomieszczeń, obiektów i placów zajmowanych przez Firmę.

  1. Firma VMG Print Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe podane jej dobrowolnie przez Pracownika w procesie rekrutacji, przy zawieraniu umowy o pracę oraz w okresie zatrudnienia.
  2. Firma VMG Print Sp. z o.o. zbiera również dane pobrane automatycznie podczas przeglądania Serwisu (np. numer IP).

§ 1.4

  1. Dane osobowe udostępnione przez Klienta/Współpracownika/Kontrahenta/Użytkownika są zbierane wyłącznie w celu:
  • umożliwienia Użytkownikowi pełnego korzystania z funkcjonalności Serwisu;
  • przyjmowania ofert lub przygotowania i złożenia oferty na prośbę Klienta lub Kontrahenta;
  • przyjmowania i realizacji zleceń i zamówień Klientów lub Kontrahentów;
  • negocjowania, zawierania i wykonywania umów z Klientami lub Kontrahentami, w tym, umów o świadczenie usług, umów o współpracy, umów dostawy i innych;
  • doręczenia zamówionego towaru Klientowi/Kontrahentowi lub w inne miejsce przez niego wskazane;
  • rozpoznawania reklamacji lub innych zgłaszanych roszczeń;
  • spełnienia wymogów wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych;
  • zagwarantowania bezpieczeństwa osób i mienia oraz zapewnienia należytego funkcjonowania monitoringu wizyjnego;
  • innym indywidualnie uzgodnionych z Klientem lub Kontrahentem/Współpracownikiem.
  1. Dane osobowe udostępnione przez Pracownika przetwarzane są w celach związanych z zatrudnieniem, podleganiem ubezpieczeniu społecznemu lub grupowemu ubezpieczeniu na życie bądź w celu skorzystania z innych świadczeń wynikających z przepisów prawa.
  2. Adres e-mail Użytkownika może być wykorzystywany jedynie do wysyłania na niego linków do zakupionych plików lub innych komunikatów związanych z obsługą aktywności w Serwisie, w tym w szczególności związanych z realizacją złożonego zamówienia.
  3. Dane zbierane w trakcie korespondencji pomiędzy Użytkownikiem a Serwisem będą wykorzystane wyłącznie w celu odpowiedzi na przesłane przez Użytkownika zapytanie.
  4. Dane zbierane automatycznie podczas wizyt Użytkownika na stronach Serwisu mogą być użyte jedynie w celach statystycznych oraz analitycznych poprzez Google Analytics.

§ 1.5.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie danych w przypadkach, gdy jest to niezbędne dla zawarcia lub wykonania umowy (złożenia lub realizacji zlecenia czy zamówienia) bądź podjęcia innych działań, może uniemożliwić zawarcie umowy lub jej wykonanie bądź podjęcie innych działań.

 

II. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

§ 2.1

Dane osobowe przekazane Firmie VMG Print Sp. z o.o. przechowywane są w bazie danych Firmy VMG Print Sp. z o.o. (Administratora danych osobowych) i przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zgodnie z RODO oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa polskiego. Bazy danych Administratora posiadają wszelkie niezbędne i wymagane przez prawo zabezpieczenia przed wglądem osób trzecich lub ich utratą. Administrator zapewnia ich pełne bezpieczeństwo i ochronę.

 

III. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

§ 3.1

Administratorem gromadzonych danych osobowych jest VMG PRINT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, UL. UNII LUBELSKIEJ 1, 61-249 POZNAŃ, KRS 0000171151, NIP 782-22-73-029, zwana dalej „Administratorem”.

§ 3.2

  1. Administrator przetwarza dane osobowe w zgodzie i w oparciu o:
  1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”),
  2. krajowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w szczególności przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922, z 2018 r. poz. 138, 723.
  1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
  1. osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych;
  2. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której strona jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  3. przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
  4. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym;
  5. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.
  1. Dane zbierane są w niezbędnym zakresie w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane.

§ 3.3

  1. Administrator posiada odpowiednie środki techniczne i organizacyjne by przetwarzanie danych spełniało wymogi RODO i przepisów prawa krajowego oraz chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Administrator dokłada wszelkich starań, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
  2. Odbiorcą danych osobowych mogą być wyłącznie instytucje upoważnione do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa lub podmioty współpracujące z Administratorem i realizujące niektóre zamówione usługi, takie jak serwis IT, serwis obsługujący płatności www.dotpay.pl, firmy obsługujące przesyłki kurierskie, firmy przewozowe lub spedycyjne, firmy prowadzące obsługę księgowo-rachunkową lub obsługę prawną, w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla realizacji danej usługi. 
  3. Powierzanie odbiorcom przetwarzania danych osobowych odbywa się przy spełnieniu wymogów RODO oraz przepisów prawa krajowego.  Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetworzenie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

§ 3.4

Administrator danych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

§ 3.5

  1. Administrator przechowuje dane osobowe w zakresie i przez okres niezbędny dla obsługi złożonego zamówienia lub zlecenia oraz wywiązywania się przez Administratora z obowiązków wynikających z zawartej z Klientem/Współpracownikiem/Kontrahentem umowy oraz obwiązujących przepisów prawa (w szczególności prawa podatkowego), a także przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń. W przypadku wszczęcia postępowania sądowego okres przechowywania danych osobowych wydłuża się do momentu wykonania prawomocnego wyroku sądowego lub ugody sądowej.
  2. Dane osobowe Pracowników udostępnione w związku z zatrudnieniem przechowywane są przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy

 

IV. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

§ 4.1

  1. Każdemu, kogo dane dotyczą, w każdym czasie przysługuje w stosunku do Administratora  prawo:
  1. dostępu do treści swoich danych osobowych, to jest żądania od Administratora informacji o tym, czy i które dane osobowe przechowuje oraz uzyskania ich kopii;
  2. sprostowania swoich danych osobowych jeśli są one niepoprawne, a także do uzupełnienia niekompletnych danych;
  3. usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli:

- dane te nie są już niezbędne do celów, do których zostały pobrane;

- zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta zgodnie z postanowieniami § 4.2 i brak jest innej podstawy prawnej do przetwarzania tych danych;

- po wniesieniu sprzeciwu, o którym mowa w § 4.3, jeżeli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania; dane każdorazowo są usuwane, jeżeli sprzeciw dotyczy danych przetwarzanych w celu marketingu bezpośredniego;

- dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;

- obowiązek usunięcia danych wynika z obowiązujących przepisów prawa.

  1. ograniczenia przetwarzania w przypadku, gdy:

- osoba, której dane dotyczą, kwestionuje ich prawidłowość – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;

- przetwarzania jest niezgodne z prawem a osoba, której dane dotyczą sprzeciwia się ich usunięciu żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystania;

- Administrator nie potrzebuje już danych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw, o którym mowa w § 4.3 – do czasu jego rozpoznania;

  1. przenoszenia swoich danych do innego podmiotu, jeżeli dane te są przetwarzane w sposób zautomatyzowany a nadto ich przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej uprzednio zgody lub w celu wykonania umowy.
  1. Powyższe prawa realizowane poprzez kontakt z Administratorem pod adresem wskazanym w § 3.1 lub pod adresem mailowym administratorvmgprint@vmg.pl.

§ 4.2

  1. Każdemu kto wyraził zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Administratora, w każdym czasie przysługuje prawo do cofnięcia tej zgody poprzez kontakt z Administratorem pod adresem wskazanym w § 4.1 lub pod adresem mailowym administratorvmgprint@vmg.pl.
  2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  3. Prawo co cofnięcia zgody, o którym mowa w ustępie 1, nie dotyczy danych przetwarzanych w oparciu o co najmniej jedną z przesłanek określnych w § 3.2. ust. 2 podpunkty b) do e).

§ 4.3

Każdemu, kogo dane dotyczą, w każdym czasie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub na potrzeby marketingu bezpośredniego.

§ 4.4

Każdy, kto uważa, że jego dana osobowe przetwarzane są przez Firmę VMG Print  Sp. z o.o. w niewłaściwy sposób, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

V. MONITORING

§ 5.1

  1. Firma VMG Print Sp. z o.o. jest również Administratorem danych osobowych pozyskanych za pomocą monitoringu wizyjnego, który jest zainstalowany w siedzibie Firmy lub w innych budynkach bądź placach zajmowanych przez Firmę VMG Print Sp. z o.o. na potrzeby jej działalności.
  2. Na każdym obiekcie lub terenie znajdującym się w zasięgu monitoringu wizyjnego Firmy VMG Print Sp. z o.o. znajduje się widoczna informacja o tym, że teren lub obiekt jest monitorowany i zainstalowane są na nim kamery.
  3. Przetwarzanie danych osobowych pozyskanych z monitoringu wizyjnego jest niezbędne co celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w szczególności w celu zagwarantowania bezpieczeństwa osób i mienia  przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi, w tym zwiększenia bezpieczeństwa pracowników i innych osób przebywających w budynkach, pomieszczenia i placach zajmowanych przez Firmę VMG Print Sp. z o.o. oraz zwiększenia bezpieczeństwa technologicznego, ochrony mienia,  ograniczenia dewastacji oraz kradzieży, rejestracji zdarzeń umożliwiających ustalenie sprawcy szkody lub kradzieży.
  4. W stosunku do danych osobowych pozyskanych w wyniku monitoringu wizyjnego zastosowanie mają wszystkie postanowienia niniejszej Polityki Prywatności, w tym w szczególności postanowienia punktu IV dotyczące prawa osób, chyba, że co innego wynika z postanowień punktu V. 

§ 5.2

  1. Dostęp do monitoringu i zgromadzonych za jego pośrednictwem danych osobowych posiadają tylko osoby powołane do obsługi monitoringu oraz inne wyznaczone przez Administratora posiadające stosowne upoważnienie Administratora do przetwarzania danych osobowych i zobowiązane jednocześnie do zachowania ich w tajemnicy. 
  2. Firma VMG Print Sp. z o.o. może zlecić firmom zewnętrznym obsługę monitoringu, badanie poprawności jego działania, dokonywanie napraw, rozbudowę sieci monitoringu. W zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania powyższych usług, firmy te mogą być obiorcami danych osobowych pozyskanych z monitoringu wizyjnego, o których mowa w § 3.3. 

§ 5.3

  1. Wszystkie dane rejestrowane poprzez monitoring są zapisywane na rejestratorze danych i są dostępne przez 30 dni. Po tym terminie dane są automatycznie usuwane (nadpisywane) z zastrzeżeniem ustępu 2 poniżej.
  2. Firma VMG Print Sp. z o.o. zabezpiecza dla celów dowodowych zdarzenia zarejestrowane przez monitoring, które stanowiły lub mogły stanowić zagrożenia dla bezpieczeństwa osób i mienia lub wypełniać znamiona czynu zabronionego bądź stanowić inne naruszenie prawa, w tym obowiązków umownych:

a) na wniosek osób trzecich,

b) na wniosek organów prowadzących postępowania np. policji, prokuratury, sądów,

c) jeżeli uzna to za celowe i konieczne dla ochrony własnych interesów.

  1. Zabezpieczenie danych monitoringu polega na ich zarejestrowaniu na nośniku danych, umożliwiającym ich powielanie.
  2. Nośniki danych zawierające zarejestrowane dane są zabezpieczane i przechowywane w specjalnie wyznaczonym do tego miejscu, do którego mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione.
  3. Zabezpieczone dane z monitoringu są udostępniane tylko organom prowadzącym postępowanie w sprawie zarejestrowanego zdarzenia np. policji, prokuraturze, sądom, które działają na podstawie odrębnych przepisów. Zabezpieczone dane mogą być również przekazywane ubezpieczycielowi Firmy VMG Print Sp. z o.o. w ramach prowadzonej likwidacji szkody wyrządzonej osobie trzeciej lub ubezpieczycielowi osoby trzeciej odpowiedzialnej za szkodę w ramach prowadzonej likwidacji szkody wyrządzonej Firmie VMG Print SP. z o.o.
  4. Dane z monitoringu zabezpieczone na wniosek podmiotu uprawnionego są przechowywane przez okres jednego roku od dnia złożenia wniosku. Po upływie tego terminu zabezpieczone dane są usuwane.

 

VI. POLITYKA COOKIES

 

§ 6.1

Firma VMG Print Sp. z o.o. informuje, że może używać na swoich stronach technologii takich jak pliki cookies tj. plików tekstowych, tzw. Ciasteczek.

§ 6.2

Pliki cookies są to pliki zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, służące do identyfikacji przeglądarki Użytkownika w trakcie korzystania z serwisów. Pliki cookies używane są w celu dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych. Używane są również w celu tworzenia anonimowych, zagregowanych statystyk, które pomagają zrozumieć w jaki sposób użytkownik korzysta ze stron internetowych co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości, z wyłączeniem personalnej identyfikacji użytkownika

§ 6.3

Cookies zawierają różne informacje o użytkowniku danej strony www i historii jego łączności ze stroną. Dzięki nim właściciel serwera, który wysłał cookies, może poznać adres IP użytkownika, a także na przykład sprawdzić, jakie strony przeglądał on przed wejściem na jego witrynę. Ponadto właściciel serwera może sprawdzić, jakiej przeglądarki używa użytkownik i czy nie nastąpiły informacje o błędach podczas wyświetlania strony. Warto jednak zaznaczyć, że dane te nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony (użytkownik anonimowy), bez podawania imienia i nazwiska Użytkownika, a jedynie z komputerem połączonym z Internetem, na którym cookies zostało zapisane (służy do tego adres IP). Dodatkowo, takie dane są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

§ 6.4.

W ramach Serwisu mogą być stosowane dwa rodzaje plików cookies– „sesyjne" oraz „stałe". Pierwsze z nich są plikami tymczasowymi, które pozostają na urządzeniu Użytkownika, aż do wylogowania ze strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe" pliki pozostają na urządzeniu Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies albo do momentu ich ręcznego usunięcia przez Użytkownika.

§ 6.5.

Przeglądarka internetowa bardzo często domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione np. w taki sposób, by blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej: Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari, Opera.

 

VII.  ZASTRZEŻENIA

§ 7.1

Polityka Prywatności została wprowadzona w dniu 24 maja 2018 r. i obowiązuje bezterminowo. VMG Print Sp. z o.o. zastrzega  sobie  prawo  do zmiany postanowień Polityki Prywatności.

 

 

 

Poznań, dnia 24 maja 2018 r.